Abrechnungsleitfaden

Dieser Leitfaden beschreibt den Ablauf und die Zusammenhänge beim Erstellen von Rechnungen und der Übernahme in das ANTRAGO-Journal.

Grundsätzlich:

  • Rechnungsvorgänge werden je Steuersatz zusammengefasst oder aufgeteilt.

  • Journalvorgänge werden je Konto und Steuersatz zusammengefasst oder aufgeteilt.

  • Kennzeichen: Erlöskonto erforderlich in den Systemkonstanten Finanzbuchhaltung (Kostenkonto erforderlich analog)

    • Ist das Kennzeichen gesetzt, wird wenn kein Erlöskonto ermittelt werden kann, das Standard-Erlöskonto für Personen oder Firmen (je nach Debitor) bei der Ermittlung des Erlöskontos verwendet (z.B. wenn man eine Leistung dem Rechnungsvorgang hinzufügt).

      Sind die Standard-Erlöskonten nicht gesetzt, bleibt das Erlöskonto leer.

    • Ist das Kennzeichen gesetzt und das Erlöskonto beim Rechnungsausgangsbuch nicht gefüllt, wird der Datensatz mit dem Erlöskonto Person/Firma aktualisiert. Ist das Erlöskonto Person/Firma leer, wird der Datensatz als Fehler markiert.

    • Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird, wenn das Erlöskonto nicht ermittelt werden kann, das Sammelerlöskonto verwendet. Ist das Standard-Erlöskonto nicht gesetzt, bleibt das Erlöskonto leer.

    • Ist das Kennzeichen nicht gesetzt und das Erlöskonto beim Rechnungsausgangsbuch nicht gefüllt, wird der Datensatz mit dem Sammelerlöskonto aktualisiert. Ist das Sammelerlöskonto leer, kommt bei Ausführen des Rechnungsausgangsbuchs ein Fehler.

    • Beim Druck des Rechnungsausgangsbuchs wird geprüft, ob die Kontierung vollständig ist. Es darf kein für die Kontierung relevantes Feld leer sein (Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Rechnungsempfänger, …).

1. Generierung von Rechnungen, Erstellung von Rechnungen

  • Rechnungen entstehen mit vorläufiger Rechnungsnummer.

  • Rechnungen sind änder- und löschbar

    (Teilnehmer können abgemeldet, Rechnungen gelöscht, Teilnehmer wieder angemeldet, Rechnungen neu erstellt werden...)

    (Debitoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenvorgänge-Rechnung)

    (Kreditoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenvorgänge-Rechnung)

2. Prüfung der Rechnungen

durch Bildschirmansichten im Rechnungsmanager, beim Stapeldruck oder der Positionserfassung

Debitoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenvorgänge-Rechnung

Kreditoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenvorgänge-Rechnung

3. Entscheidung des Benutzers

Die Rechnung soll an den Kunden versandt werden / Rechnung soll das Haus verlassen / Rechnung ist korrekt.

4. Externe Ausgabe der Rechnung auf dem Drucker oder in einer Datei

  • Rechnung wird mit endgültiger Rechnungsnummer ausgegeben. Die Rechnung kann nun nicht mehr gelöscht werden. Es kann zwar unter Umständen eine weitere Bearbeitung stattfinden, aber die Rechnung muss abschließend bearbeitet werden, damit der Rechnungsnummernkreis komplett ist.

5. Entscheidung: War der Rechnungsdruck erfolgreich?

Ja: Die eigentliche Rechnungslegung ist abgeschlossen.

  • Rechnung ist nur noch über den Archivmodus erreichbar.

  • Rechnung steht jetzt auch für Stornorechnungen und Gutschriften als Vorgang zur Verfügung.

    Bei Teilnehmerrechnungen korrespondieren Teilnehmerleistungen mit Rechnungspositionen. Hier ist bereits vor dem Archivmodus eine Gutschrift- oder Stornorechnungserstellung möglich, da die Positionen, Steuersätze und Preise in Teilnehmerrechnungen nicht geändert werden können.

  • Alles was zur Darstellung der Rechnung benötigt wird, ist nicht mehr änderbar.

  • Kontenzuordnungen der Einzelpositionen können weiterhin angepasst werden. Diese Kontenzuordnung stellen die spätere Verbindung im ANTRAGO-Journal dar.

  • Die Voraussetzung für den Druck des Rechnungsausgangs- bzw. Rechnungseingangsbuch wurde geschaffen.

Nein: (z.B. Rechnung ist nicht korrekt ausgegeben worden (schief, zerknüllt, etc.) oder die Rechnung ist von der Aufteilung oder Positionsdarstellung her nicht korrekt)

  • Rechnung besitzt bereits eine endgültige Rechnungsnummer und kann nicht mehr gelöscht werden.

  • Rechnungsrelevante Daten können alle noch geändert werden.

    Der endgültige Rechnungsdruck steht noch aus und muss noch erfolgen, damit der Rechnungsnummernkreis geschlossen wird.

6. Rechnungsausgangsbuch/Rechnungseingangsbuch

  • Kontrollliste

  • Prüfung der Vorgänge, ob keine Fehler vorliegen (Kontenzuordnungen fehlen, Rechnungen wurden noch nicht gedruckt, etc.)

(Debitoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenrechnungsausgangsbuch)

(Kreditoren: z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenrechnungsausgangsbuch)

7. Externe Ausgabe des Rechnungsausgangs-/Rechnungseingangsbuches auf dem Drucker oder in einer Datei

Beachten Sie dabei die Einstellung für das Buchungsdatum, da dies für den Buchungsexport wichtig ist.

Achtung!

Wichtig sind dabei die Einstellungen für das Buchungsdatum. Durch die Einstellungen ´Tagesdatum´, ´Vorgangsdatum´, ´Vorgangsbuchungsdatum´, … wird definiert, wie das Buchungsdatum im Buchungsdatensatz vorbelegt wird. Hier kommt es manchmal zu Problemen beim Buchungsexport.

Fehlerbeispiel:

Heute ist der 06.10.2011. Der Anwender druckt das Rechnungsausgangsbuch für September mit bis-Datum 30.09.2011. Für das Buchungsdatum wird ´Tagesdatum´ eingestellt. Buchungen werden bei Übernahme des Rechnungsausgangsbuchs mit dem Tagesdatum 06.10.2011 abgelegt. Jetzt soll der Buchungsexport mit dem Datum 30.09.2011 durchgeführt werden:

Es werden keine Datensätze gefunden, weil das Buchungsdatum der 06.10.2011 ist.

8. Entscheidung: War der Druck des Rechnungsausgangs-/Rechnungseingangsbuches in Ordnung?

Ja:

  • Die Rechnungsvorgänge, welche sich im Rechnungsausgangs-/Rechnungseingangsbuchs befinden, werden in das ANTRAGO-Journal übernommen und können dann im Rechnungsmanager nicht mehr geändert werden.

  • Die Rechnungsvorgänge können erst jetzt in der Buchungsmaske bearbeitet oder an eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Nein:

  • Die Kontenzuordnungen der Rechnungsvorgänge sind weiterhin änderbar.

  • Der Buchungsexport ist noch nicht möglich.

9. (Optional) Kontrolle der Buchungsdatensätze im internen ANTRAGO-Journal

Die Buchungsdatensätze des Rechnungsausgangsbuchs werden als RADs, die Buchungsdatensätze des Rechnungseingangsbuchs als REKs im ANTRAGO-Journal abgelegt.

z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchen

10. Buchungsexport

Export in eine externe Finanzbuchhaltungssoftware, Offene Postenlisten, Buchung von Zahlungseingängen sind möglich.

Beim Buchungsexport ist bei Vorgängen vom Typ RAD und REK das Buchungsdatum relevant.

z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchungsexport

Beispielablauf Clearingmodul: Lastschrifteinzug

  1. Debitorenrechnungen werden mit einer Zahlungsart erzeugt, die das Kennzeichen DTA hat.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenvorgänge-Rechnung

  2. Debitorenrechnungen werden gedruckt. Der Druck wird mit korrekt bestätigt.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenvorgang drucken

  3. Das Rechnungsausgangsbuch wird gedruckt und mit korrekt bestätigt. Dadurch wird die Rechnung an das ANTRAGO-Journal übergeben und es entsteht der relevante Datensatz für den Lastschrifteinzug (RAD).

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Debitorenrechnungsausgangsbuch

    Werden Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch vermisst, ist über die Kontrollliste des Rechnungsausgangsbuchs die Ursache festzustellen.

  4. (Optional) Ein Buchungsexport für den RAD-Journaldatensatz könnte erfolgen.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchungsexport

  5. Das Clearing wird durchgeführt, es entsteht eine Clearingdatei, welche in einem Bankingprogramm für Lastschriften verwendet werden kann.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Datenträgeraustausch-Lastschrifteinzug-Lastschrifteinzug erstellen

  6. Über das Clearingmodul können die Zahlungseingänge verbucht werden. Es entstehen die ausgleichenden Zahlungseingänge für die Rechnungsvorgänge (ZED) im ANTRAGO-Journal.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Datenträgeraustausch-Lastschrifteinzug-Zahlungseingang zum Lastschrifteinzug verbuchen

  7. (Optional) Ein Buchungsexport für die ZED-Journaldatensätze könnte erfolgen.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchungsexport

Beispielablauf Clearingmodul: Überweisungen

  1. Kreditorenrechnungen werden mit einer Zahlungsart erzeugt, die das Kennzeichen DTA hat.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenvorgänge-Rechnung; bei einigen Kunden: Menüpunkt: System-Kunde-Rechnungseingänge verwalten/erfassen

  2. Kreditorenrechnungen werden gedruckt. Der Druck wird mit korrekt bestätigt.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenvorgänge drucken

  3. Das Rechnungseingangsbuch wird gedruckt und mit korrekt bestätigt. Dadurch wird die Rechnung an das ANTRAGO-Journal übergeben und es entsteht der relevante Datensatz für die Überweisungen (REK).

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Kreditorenrechnungseingangsbuch

    Werden Rechnungen im Rechnungseingangsbuch vermisst, ist über die Kontrollliste des Rechnungseingangsbuchs die Ursache festzustellen.

  4. (Optional) Ein Buchungsexport für den REK-Journaldatensatz könnte erfolgen.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchungsexport

  5. Das Clearing wird durchgeführt, es entsteht eine Clearingdatei, welche in einem Bankingprogramm für Überweisungen verwendet werden kann.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Datenträgeraustausch-Überweisungen-Überweisungen erstellen

  6. Über das Clearingmodul können die Zahlungsausgänge verbucht werden.

    Es entstehen die ausgleichenden Zahlungsausgänge für die Rechnungsvorgänge (ZAK) im ANTRAGO-Journal.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Datenträgeraustausch-Überweisungen-Zahlungsausgang zu Überweisungen verbuchen

  7. (Optional) Ein Buchungsexport für die ZAK-Journaldatensätze könnte erfolgen.

    z.B. Menüpunkt: Bearbeiten-Abrechnung-Buchungsexport