Modul eRechnung

Ab dem 27. November 2020 dürfen Firmen ihre Rechnungen an Bundesbehörden nur noch in dem neuen Format „XRechnung“ stellen. Danach wird die XRechnung schrittweise auch für die Abrechnung mit vielen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen zur Pflicht.

Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand erhalten. Gegenüber Behörden müssen Beträge von mehr als € 1.000,00 künftig im XRechnungs-Format abgerechnet werden.

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) entwickelt und bereitgestellt wird. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das in der Wirtschaft ebenso eingesetzt werden kann wie in der öffentlichen Verwaltung, in großen Unternehmen genauso wie in kleinen. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel und für jeden frei zugänglich. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybridformat, denn es besteht aus 2 inhaltlich identischen Bestandteilen: einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei, der XRechnung. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung. Verwendet wird ein PDF/A-3, das für die Langzeitspeicherung geeignet ist, so dass die Rechnung auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist noch lesbar ist.

Werden Rechnungen per E-Mail versandt, erhält der Empfänger, je nach Einstellungen beim Rechnungsempfänger (Thesaurus), eine Rechnung im PDF-Format (Standard), eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung.

Bei der Verwendung des Moduls eRechnung plus können Sie weitere Profile individuell konfigurieren.

Die bisherigen Funktionen zur Rechnungserstellung können Sie unverändert auch für eRechnungen nutzen. Detaillierte Hinweise zur Abrechnung finden Sie im Handbuch abrechnung.